ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASI

ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASI

KELOMPOK 4:

Alexander Siregar

Apriani Kinanti Hutasoit

Devi Fransiska Sianturi

Farenty Siregar

Gokmani Ismoni Silaban

Julita Hutagaol

Silvia Lingga

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2013

KATA PENGANTAR

Puji syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kemurahanNya kami dapat menyelesaikan tugas makalah mata kuliah Telaah Kurikulum ini dengan lancar dan tepat waktu. Adapun tugas makalah ini berisikan tentang hasil diskusi kami mengenai “ Aspek Manajemen dan Organisasi”

Kami menyadari sepenuhnya akan kemampuan yang masih terbatas, sehingga masih banyak kekurangan yang terdapat dalam makalah ini dan hasilnya belum dapat dikatakan sempurna. Oleh karena itu, masukan, kritik dan saran yang sifatnya membangun kami nantikan dalam rangka kesempurnaan makalah ini. Dan dengan ini kami berharap makalah ini dapat memberikan dampak baik bagi para pembaca semua.

                                                                                              MEDAN,      MARET 2013

                                                                                                          KELOMPOK 4

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………………………………………………………..2

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………………………………………………………3

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………………………………………………………………4

BAB II PEMBAHASAN

A.      Pengertian Aspek Manajemen…………………………………………………………………………………………...5

B.      Manajemen Pembangunan Proyek…………………………………………………………………………………….

C.      Manajemen Sumber Daya Manusia……………………………………………………………………………………

D.      Pengertian Organisasi………………………………………………………………………………………………………..

E.       Bentuk-Bentuk Organisasi………………………………………………………………………………………………….

BAB III PENUTUP……………………………………………………………………………………………………………………………..

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………………………………………………….

BAB I

PENDAHULUAN

Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang memiliki paling sedikit satu tujuan umum yang sama dan menyediakan ruang bagi mereka untuk mengaktualisasikan potensinya guna mewujudkan tujuan umum yang sama itu. Agar tujuan-tujuan itu bisa dicapai bersama seperti yang dikehendaki maka organisasi membutuhkan manajemen. Manajemen adalah proses untuk mengelola sumber-sumber organisasi. Ada dua pemegang kepentingan yang bisa mempengaruhi organisasi, baik secara langsung maupun tidak secara langsung, yaitu kekuatan Sistem Internal dan Lingkungan Eksternal.

Karena organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih maka  pengelolaan organisasi tidak akan lepas dari pembahasan kekuasaan. Namun, dalam hal ini, pemikiran Mary Parker Follet, nabi manajemen (1868-1933), mengenai circular behaviour atau perilaku yang saling mempengaruhi diantara anggota organisasi, perlu diperhatikan. Prinsip kekuasaan menurut Mary Parker Follet adalah tidak berada di atas tetapi bersama, sehingga distribution of power getting things done through other people,  sangat mudah dimengerti sebagai sebuah penjelasan apa itu manajemen dibanding pemikiran-pemikiran tokoh-tokoh manajemen dan perilaku organisasi yang lain. itu menjadi sangat penting untuk manggerakkan organisasi.

Pemikiran Mary Parker Folet tersebut menjelaskan bahwa manajemen adalah sebuah usaha kolektif, bukan usaha individual. Sebagai sebuah usaha kolektif, kekuasaan didistribusikan ke jenjang dibawahnya. Distribusi kekuasaan terjadi secara berjenjang dan mencerminkan penjenjangan organisasi, dari tingkat paling tinggi ke tingkat paling rendah. Masing-masing tingkat memiliki fungsi yang berbeda-beda namun terangkai dalam satu sistem jaringan organisasi yang saling melengkapi dan membutuhkan untuk mewujudkan tujuan organisasi secara bersama. Jadi, kolektifitas usaha itu tidak lain adalah rangkaian kegiatan dari masing-masing fungsi dalam sistem jaringan organisasi. Dengan kata lain, kerjasama untuk mewujudkan tujuan dan sasaran-sasaran organisasi yang dilakukan oleh fungsi-fungsi organisasi atau unit-unit organisasi adalah sebuah usaha kolektif yang dilakukan oleh semua anggota organisasi.

Perilaku sirkular yang dicetuskan oleh Mary Parker Follet 1920 itu kemudian dapat dijumpai dalam visualisasi anatomi organisasi Robbins beberapa windu kemudian. Menurut Robbin, interaksi antara individu dengan indvidu, individu dengan kelompok, kelompok dengan kelompok adalah saling mempengaruhi. Dalam hal ini, Robbin membagi anatomi organisasi menjadi tiga bagian yaitu Individu, Kelompok, dan Sistem. Persepsi individu mengenai organisasi terbangun dalam proses belajar individu melalui komunikasi individu dengan kelompoknya. Selanjutnya, interaksi terjadi pula dalam komunikasi antar kelompok dalam struktur kelompok dimana pemimpin berperan. Yang terakhir, pemimpin melalui struktur dan disain organisasi serta kebijakan dan peraturan organisasi berusaha untuk membentuk budaya organisasi di tingkat sistem. Namun demikian, ketika obyek dari peratutan dan kebijakan organisasi, struktur dan disain organisasi, dan budaya organsasi adalah manusia dan kelompok maka interaksi yang saling mempengaruhi akan terjadi secara timbal balik. Inilah sebenarnya esensi perilaku sirkular dalam sebuah organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Aspek Manajemen

Aspek manajemen dan organisasi merupakan aspek yang cukup penting dianalisis untukkelayakan suatu usaha. Karena walaupun suatu usaha telah dinyatakan layak untuk dilaksanakan tanpa didukung dengan manajemen dan organisasi yang baik, bukan tidak mungkin akan mengalami kegagalan.

Baik menyangkut masalah SDM maupun menyangkut rencana perusahaan secara keseluruhan haruslah disusun sesuai dengan tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan akan lebih mudah tercapai jika memenuhi kaidah-kaidah atau tahapan dalam proses manajemen. Proses manajemen atau kaidah ini tergambar dari masing-masing fungsi yang ada dalam manajemen.

Masing-masing fungsi tidak dapat berjalan sendiri-sendiri, akan tetapi harus dilaksanakan secara berkesinambungan, karena kaitan antaraa satu fungsi dan fungsi lainnya sangat erat. Apabila salah satu fungsi tidak dapat dijalankan secara baik, maka jangan diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk keperluan studi kelayakan bisnis yang perlu dianalisis adalah bagaimana fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan diterapkan secara benar.

Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1.      Perencanaan (planning)

Perencanaan ialah proses menentukan arah yang akan ditempuh dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian ialah proses mengelompokkan kegiatan-kegiatan atau pekerjaan-pekerjaan dalam unit-unit.

3.      Pelaksanaan (actuating)

Pelaksanaan ialah proses untuk menjalankan kegiatan/pekerjaan dalam organisasi

4.      Pengawasan(controlling)

Pengawasan ialah proses untuk mengukur dan menilai pelaksanaan tugas apakah telah sesuai dengan rencana.

B. MANAJEMEN PEMBANGUNAN PROYEK

Manajemen proyek adalah system untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengawasai pembagunanproyekdenganefesien.Manajemenproyeksisteminformasiditekankanpadatigafaktor, yaitu :manusia, masalahdan proses. Dalam pekerjaans isteminformasifaktormanusiasangatberperan pentingdalamsuksesnyamanajemenproyek.Pentingnya factor manusia dinyatakan dalam model pematangan kemampuan manajement manusia yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapanorganisasiperangkatlunak (sisteminformasi) dalammenyelesaikanmasalahdenganmelakukankegiatanmenerima, memilih, kinerjamanajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangankarier, organisasidanrancangankerjasertapengembangantim.

1.      PERENCANAAN PROYEK

Dalammelaksanakaanproyekperludianalisisrencanakerja yang meliputi :

·         Jenispekerjaan

·         Waktupenyelesaian

·         Tenagapelaksana

·         Peralatan

·         Anggaran

Dalamperencanaanproyekbiasanyadigunakanbantuantekniksepertibaganganttataudiperluasdenganmenggunakananalisisjaringanseperti program PERT ( programevalution and review technique) dan CPM ( critical path method ).

Tujuanutama ,menggunakanteknik-tekniktersebutadalahuntukmembantupihakperencana agar lebihmudahdalammemperkirakankapansuatuproyekakanselesai, kalauharusdipercepat, aktivitas-aktivitasmana yang harusdipercepat, danberapatambahanbiayanya.

Dengandemikianrencanaproyek yang baikakanmeliputiunsur-unsurberikut :

1.      Menempatkantujuan

2.      Mendefenisikanproyek

3.      Mencantumkanlangkahutamauntukdilakukan

4.      Jadwalwaktuuntukpenyelesaian

5.      Analisisbiaya / manfaat

6.      Uraianmegenaisumberdaya yang dibutuhkanuntukmelaksanakanproyek.

2.      PENJADWALAN PROYEK

Jadwalproyekadalahmenentukanaktivitasaktivitasproyekdalamurutanwaktutertentu, dimanamerekaharusdimunculkan.pendekatanpenjadwalan yang popular adalahbagangantt.Baganinimenunjukkanhubunganantaraaktivitasproyekdanbatasanwaktu.Keunggulanbaganganttadalahsederhanadanmudahditafsirkandanefektifdigunakandalamproyek yang mempunyaiaktivitasataukegiatan relative sedikitatauproyek yang masihsederhana. Penjadwalanproyekdigunakanuntukbeberapatujuanberikut :

1.      Menggambarkanhubungandarisetiapaktivitasdarikeseluruhanproyek.

2.      Mengedintifikasihubungan yang yangharusdidahulukanantaraaktivitas-aktivitas yang ada.

3.      Memperkirakanwaktu, biaya yang realitasuntuksetiapaktivitas.

4.      Membantupenggunaanuang, orang dansumberdayaperalatan yang lebihbaikdenganmengidentifikasijalurkritisdankemacetandalamproyek.

5.      Memperbaikidanmemperbaharuirencanaataujadwalsemula.

3.      PENGAWASAN PROYEK

Mengawasaidanmengendalikanproyekmerupakanhal yang pentinguntukmenjaga agar proyekselesaitepatpadawaktunya.Mengawasisuatuproyekmeliputi monitoring terhadapsumberdaya, biaya, kualitasdananggaran.Pengawasanjugaberartimenyimpulkanumpanbalikuntukmemperbaikirencanaproyekdanmemindahkansumberdayaketempatdimana yang paling dibutuhkan.

Alat-alat yang seringdigunakanuntukmaksudtersebutadalah PERT dan CPM, laporan yang menjelaskantentanganggaranuntuksetiapbidangkegiatan, aktivitas yang ditunda, aktivitas yang longgar, aktivitasproyekkeseluruhan.

C. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Selanjutnya perlu dianalisis adalah kesiapan perusahaan yang berkaitan dengan manajemen sumber manusia mulai dari pengadaan sampai pada penempatan di jabatan tertentu untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu konsep yang bertalian dengan kebijaksanaan, prosedur, dan praktik bagaimana mengelola atau mengatur orang dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen sumber daya manusia dapat dijabarkan dalam fungsi manajerial yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, dan fungsi operatif yang meliputi pengadaan, kompensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja.

Analisis Jabatan

Komponen organisasi yang paling penting adalah pekerjaan atau jabatan. Untuk mencapai tujuan organisasi perlu menetapkan jenis-jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan. Pihakj manajemen, dan khususnya manajemen sumber daya manusia mutlak perlu mempunyai keterangan-keterangan yang lengkap dan tepat mengenai semua jabatan untuk dapat melaksanakan tiap fungsi operatif dengan baik. Keterangan-keterangan jabatan tersebut diperoleh dari analisis-analisis jabatan.

Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan. Untuk itu kita perlu mengetahui pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikejakan.

Jadi analisis jabatan dapat diartikan suatu proses yang sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menyintesiskan data jabatan akan diperoleh uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Uraian jabatan memuat keterangan yang lengkap, singkat, jelas, dan konsisten mengenai suatu jabatan.

Uraian jabatan memuat hal-hal sebagai berikut:

1.      Identitas jabatan

2.      Fungsi jabatan

3.      Uraian tugas

4.      Wewenang

5.      Tanggung jawab

6.      Hubungan kerja

7.      Bahan, alat, dan mesin yang digunakan, dan

8.      Kondisi kerja

Adapun spesifikasi jabatan atau persyaratan jabatan memuat syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh seseorang agar dapat melaksanakan jabatan tertentu dengan baik.

Persyaratan jabatan memuat antara lain:

1.      Persyaratan pendidikan

2.      Persyaratan pelatihan

3.      Persyaratan pengalaman

4.      Persyaratan psikologi, dan

5.      Persyaratan khusus

Informasi analisis jabatan bisa berguna bagi perencanaan sumber daya manusia, penarikan tenaga kerja, orientasi, pelatihan, dan pengembangan, penilaina pelaksanaan pekerjaan, perencanaan karier, kompensasi, keselamatan, dan kesehatan pegawai, serta hubungan ketenaga kerjaan, restrukturasi organisasi/perusahaan, desain pekerjaan, program pengembangan kualitas.

Pada umumnya pendekatan jabatan didasarkan pada pendekatan sbb:

}  Analisis Jabatan

1.      Uraian jabatan memuat hal sebagai berikut: Identitas jabatan, fungsi jabatan, uraian tugas, wewenang, tanggung jawab, hubungan kerja, alat dan mesin yang digunakan serta kondisi kerja.

2.      Persyaratan jabatan memuat hal sebagai berikut: Persyaratan pendidikan, pelatihan, pengalaman, psikologi, dan persyaratan khusus.

}  Perencanaan SDM

Perencanan sumber daya manusia adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk meramalkan atau memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dalam suatu bisnis.

Perkiraan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan didasarkan pertimbangan rencana produksi atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan jenis investasi yang dijalankan.

Setelah struktur organisasi dibentuk, uraian jabatan serta jumlah sumber daya manusia telah direncanakan langkah selanjutnya:

}  Pengadaan Tenaga Kerja

Pengadaan tenaga kerja (procurement) merupakan upaya untuk memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Pengadaan tenaga kerja meliputi :

1.      Penarikan (recruitment) adalah upaya untuk mencari calon karyawan yang memenuhi syarat sehingga dapat diperoleh orang-orang yang paling tepat mengisi lowongan yang ada.

2.      Seleksi adalah suatu proses untuk memilih atau mendapatkan tenaga yang memenuhi syarat yang telah ditentukan.

3.      Penempatan (placement) adalah pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dijabatnya berdasarkan pada kebutuhan jabatan.

}  Kompensasi

Kompensasi adalah penghargaan atau imbalan yang diterima para tenaga kerja atau karyawan atas kontribusinya dalam mewujudkan tujuan perusahaan.

Kompensasi terdiri dari:

1.      Kompensasi finansial terdiri dari: upah, gaji, komisi dan bonus

2.      Kompensasi nonfinansial terdiri dari: rasa aman, pengembangan diri, peluang kenaikan gaji, simbol status, pujian dan pengakuan, kenyamanan tugas, dll.

Langkah Selanjutnya…

}  Pengembangan

◦      Pengembangan adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan mutu tenaga kerja agar selalu dapat                      mengikuti perkembangan perusahaan maupun meningkatkan kemampuan kerja misalnya dalam bentuk pelatihan dan pengembangan.

}  Integrasi

◦      Integrasi adalah kegiatan rutin perusahaan untuk selalu menyesuaikan program-programnya dengan kepentingan organisasi, pribadi, dan masyarakat seperti serikat pekerja.

Langkah Selanjutnya…

}  Pemeliharaan

◦      Pemeliharaan adalah fungsi untuk mempertahankan dan meningkatkan tenaga kerja yang ada dengan memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja.

}  Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

◦      PHK adalah fungsi untuk melaksanakan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

◦      Bentuk PHK seperti pensiun muda, pensiun sesuai batas umur, mengundurkan diri, dan dipecat.

                                          

D. PENGERTIAN ORGANISASI

Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut :

• Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal.
• Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia). Jadi, paling tidak definisi organisasi terdiri dari :

1. orang orang/sekumpulan orang

2. kerjasama

3. tujuan bersama

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal

1.      Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2.      Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

 DESAIN  STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

             Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi akan menentukan struktur organisasi organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang, dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut.

      Strategi Organisasi

            Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”.

            Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengiimplementasikan para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur, dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungan : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan dating. Dalam pandangan kedua, organisasi proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.

            Strategi pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut,
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi  ini juga akan mempengaruhi struktur.

      Lingkungan

Terdapat tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

1.      Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.

2.      Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang – produk, pasar, hokum, teknologi.

3.      Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Setelah melakukan study terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Salter mengemukakan bahwa system mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan system organic adalah paling sesuai untuk lingkungan bergejolak.

      Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentuka sepenuhnya oleh para manajer atas.

      Dalam system organic, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.

      Teknologi

                  Menurut woodward, atas dasar haisl studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Dengan     kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk “tall” dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.

2.      Rentang menajemen para manajer lini pertama meningkat dalam produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.

3.      Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara tekhnologis memerlukan jasa-jasa pendukung.  

Proses Desain Organisasi

Dalam teori, proses desain organisasi dapat di mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur ke atas ke bawah, tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan mana serangkaian departemen dapat diorganisasi.

Dengan pendekatan bawah ke atas, proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dulu, di mana hal ini berarti merumuskan dan menentukan secara simultan teknologi inti yang digunakan. Setelah itu, posisi untuk mengoprasikan proses tersebut dirumuskan, dan kebutuhan akan struktur awal mulai muncul posisi manajerial tingkatan bawah dibutuhkan, untuk menkoordinasikan kegiatan, dan ini selanjutnya memerlukan koordinasi oleh tingkatan lebih atas bila proses adalah kompleks.

 Dimensi – Dimensi Dasar Struktur Organisasi    

1.      Pembagian kerja

Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingakat prestasi organiasasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu tertentu atau keterampilan khusus, dan gerakan atau perpindahan yang percuma komponen pekerja besar. Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas.

2.      Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasi

Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi –fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

ü  Wewenang (authority), arti wewenang  adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewenang merupakan  kunci jabatan manajerial.

ü  Kekuasaan (power), sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

ü  Tanggung jawab (responsibility), adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organiasisi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi.

ü  Akuntabilitas (accountability), tidak seperti tanggung jawab, adalah faktor di luar individu dan perasaan priadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dikatakan akuntabilitas terjadi.

ü  Komunikasi dalam organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini.

ü  Hubungan lini dan staff. Masih berhubugan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut lini dan staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.

ü  Rentang kendali, yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.           

ü  Struktur flat dan tall. Dalam analisis organisasi, istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.

ü  Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organiasasi, desentralisasi wewenang terjadi.

ü  Rantai wewenang skalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokkan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan tersebut harus diintegrasikan.

ü  Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organiasasi lainnya (implisit dalam rantai skalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal.

3.      Departementasi

Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan organisasi. Departemenasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkat hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.

ü  Departementasi Fungisional.

Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan oraganisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Kebaikan utama departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek positif spesialisasi. Secara teoritis, fungsionalisme akan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dalam peralatan paling ekonomis.

ü  Departementasi produk.

Dengan berkembangnya organisasi formal departementasi fungsional menjadi semakin sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentuk divisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing meran merancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.

ü  Departementasi wilayah.

Bila organisasi beroperasi di wilayah yang tesebar, maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi di banyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (area manajer) untuk setiap lokasi.

            Tipe organisasi divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan antara lain :

1. Pengambilan keputusan leih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik.

2. Koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan.

3. Beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang.

4. Pertanggung jawaban lebih jelas.

Kelemahan antara lain :

1. Kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi.

2. Meningkatnya biaya operasional organisasi, kerena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan.

3. Mempersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijakan.

E. Bentuk-Bentuk Organisasi

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin. Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada beberapa macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukannya.

a)      Organisasi Lini

b)      Organisasi Lini dan Staf

c)      Organisasi Fungsional

d)     Organisasi Fungsional, Lini, dan Staf

e)      Organisasi Flat

Organisasi Lini

Adalah bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang berhubungan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan. Setiap kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan kepada kepala unit satu tingkat diatasnya. Disebut sebagai organisasi lini (line/command organization) jika dalam pembagian tugas serta wewenang terdapat perbedaan yang nyata antara satuan organisasi pimpinan dengan satuan organisasi pelaksana.

Ciri-cirinya antara lain :

·         Jumlah karyawannya sedikit,

·         Pimpinan dan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja.

·         Sarana dan prasarananya terbatas,

·         Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung,

·         Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer.

Kebaikan / keuntungan organisasi lini antara lain :

·         Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando,

·         Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar,

·         Proses decision making (pengambilan keputusan) berjalan cepat,

·         Disiplin dan loyalitas tinggi, biaya rendah

·         Rasa saling pengertian antar anggota tinggi,

·         Kesatuan arah dan perintah lebih terjamin serta pengawasan dan koordinasi lebih
mudah.

·         Kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

Keburukan / kelemahan organisasi lini antara lain :

·         Ada tendensi gaya kepemimpinan otokratis,

·         Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat,

·         Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedaka dengan tujuan organisasi,

·         Karyawan tegantung pada satu orang dalam organisasi,

·         Keputusan diambil oleh satu orang maka keputusan tersebut sering kurang sempurna serta dibutuhkan pemimpin yang berwibawa dan berpengetahuan luas, yang tidak mudah ditemukan.

Gambar Bagan Organisasi Lini

Organisasi Lini dan Staf

Adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian dibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staf yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel dan sebagainya. Pada bentuk organisasi ini peranan staf tidak hanya terbatas pada pemberian nasehat tetapi juga diberikan tanggung jawab melaksanakan kegiatan tertentu. Bantuan yang diharapkan dari staf tidak hanya berupa pemikiran saja, tetapi juga telah menyangkut pelaksanaannya. Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerah operasionalnya luas serta memilki bidang tugas yang kompleks. Di sini kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Kepada atasan tersebut bawahan harus bertanggung-jawab atas pelaksanaan pekerjaannya.

Dalam organisasi lini dan staf ini, wewenang staf dibagi kedalam dua kategori, yakni :

a.       Staf Ahli (specialist staff)

-          Staf Penasehat, tugasnya memberikan petunjuk dan bukan untuk mendapat petunjuk dari atasannya mengenai suatu permasalahan.

-          Staf Pelayan  (service staff), melaksanakan suatu aktivitas/kegiatan yang terpisah dari kegiatan lini.

-          Staf Pengendali (control staff), memiliki wewenang melaksanakan kontrol baik secara langsung maupun tidak langsung atas unit – unit pada struktur organisasi.

-          Staf Fungsional (functional staff), memiliki fungsi – funsi tertentu dalam organisasi. Misal wewenang staf pengendali hanya sebatas berhubungan dengan fungsi – fungsi tertentu saja.

b.      Personal Staf, meliputi :

-          Pembantu (assistant), terdiri dari seorang atau beberapa orang yang bertujuan untuk memperluas kapasitas manajer lini untuk menyelesaikan pekerjaan yang banyak.

-          Staf Umum (general staff), merupakan golongan yang dikoordinasikan dan bertindak melalui atasannya. Staf umum merupakan penasehat, pelayan, pengendali, atau staf fungsional.

Ciri-cirin organisasi lini dan staf antara lain :

·         Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung,

·         Karyawan banyak, dimana pimpinan dan karyawan tidak saling mengenal.

·         Organisasi besar, bersifat kompleks.

·         Ada dua kelompok kerja dalam organisasi yaitu personel lini dan personel staf sehingga ditekankan adanya spesialisasi. Personel lini membuat keputusan yang menghasilkan sasaran bisnis spesifik. Sedangkan personel staf mendukung usaha-usaha dari jabatan lini.

·         Adanya spesialisasi

Kebaikan organisasi lini dan staf :

·         Ada pembagian tugas yang jelas,

·         Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas,

·         Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin, sehingga mendorong
disiplin dan tanggung jawab kerja yang tinggi,

·         Staffing dilaksanakan sesuai dengan prinsip the right man on the right place,

·         Organisasi ini fleksibel untuk diterapkan,

·         Keputusan yang diambil lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang,

·         Tanggung jawab pimpinan berkurang dan karena itu lebih memusatkan perhatian pada masalah yang lebih penting,

Keburukan organisasi lini dan staf, yaitu :

·         Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan,

·         Proses decision making berliku-liku, lebih lama serta jika staf tidak mengetahui batas-batas wewenangnya dapat menimbulkan kebingungan pelaksana,

·         Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoil-system patronage (persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lainnya.)

·         Organisainya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.

Gambar Bagan Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Fungsional

Adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Dengan kata lain, organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berbeda-beda. Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan.

Ciri-cirinya yaitu :

·         Organisasi kecil,

·         Didalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli,

·         Spesialisasi dalam pelaksaan tugas,

·         Target yang hendak dicapai jelas dan pasti,

·         Pengawasan dilakukan secara ketat.

• Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
•  Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama

Kebaikan organisasi fungsional :

·         Program terarah, jelas, dan cepat,

·         Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai,

·         Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat.

Keburukan organisasi fungsional :

·         Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi.

·         Pekerjaan terkadang menjadi membosankan.

·         Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan.

·         Para karyawan terlalu mementingkkan bidangnya saja, sehingga koordinasi sulit dilaksanakan.

Gambar Bagan Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional, Lini dan Staf

Adalah merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini, staf dan fungsional. Tipe ini biasanya diterapkan pada organisasi besar dan kompleks. Pada tingkat dewan direksi diterapkan organisasi  lini dan staf, sedangkan pada madya diterapkan tipe organisasi fungsional.

Ciri-ciri:

• Organisasi besar dan kadang sangat ruwet.
• Jumlah karyawan banyak.
• Mempunyai 3 unsur karyawan pokok.
• Karyawan dengan tugas pokok (line personal).
• Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal).
• Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group).

Gambar Bagan Organisasi Fungsional,  Lini dan staf

Keterangan :

                                          Wewenang Lini

                                          Wewenang staf

                                          Wewenang fungsional

Organisasi Flat

Organisasi jenis ini lebih fleksibel dalam menghadapi perkembangan dan perubahan lingkungan, sehingga dewasa ini bentuk organisasi ini semakin banyak digunakan.

Ciri – ciri organisasi flat :

·         Tingkat birokrasinya rendah, lincah, cepat dan fleksibel, berbeda dengan organisasi yang lebih tradisional yang tingkat birokrasinya lebih tinggi, lamban, dan kaku.

·         Orientasi bukan keatas, tetapi kebawah dan kesamping.

·         Struktur organisasi hanya terdiri dari satu jenjang saja.

·         Komunikasi antar anggota organisasi dilakukan melalui sistem teknologi informasi.

·         Peranan middle manager sebagai saluran komunikasi dari atas kebawah dan sebaliknya relatif tidak diperlukan lagi dan diganti dengan teknologi informasi yang berupa internat dan sebagainya.

BAB III

KESIMPULAN

Aspek manajemen dan organisasi merupakan aspek yang cukup penting dianalisis untukkelayakan suatu usaha. Karena walaupun suatu usaha telah dinyatakan layak untuk dilaksanakan tanpa didukung dengan manajemen dan organisasi yang baik, bukan tidak mungkin akan mengalami kegagalan. Untuk keperluan studi kelayakan bisnis yang perlu dianalisis adalah bagaimana fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan diterapkan secara benar.

DAFTAR PUSTAKA

Ibrahim, Yacob. 2009. Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Rineka Cipta.

Kasmir,dkk. 2012. Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Kencana.

http://siswanto.blog.mb.ipb.ac.id/management/organisasi-manajemen/