Penerapan Sitem Informasi
Manajemen di Unimed
OLEH:
FARENTY
SIREGAR (7103141047)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada saya
sehingga saya berhasil menyelesaikan Makalah ini tepat pada waktunya yang
berjudul “Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Universitas Negeri Medan”.
Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi
kepada kita semua bahwa sekarang ini Sistem Informasi Manajemen merupakan
suatu kebutuhan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat
membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, saya sampaikan terima kasih
kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari
awal sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberkati kita semua.
Medan, Mei
2014
Farenty Siregar
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................2
DAFTAR
ISI..........................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................................5
BAB III PENUTUP...............................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................10
BAB I
PENDAHULUAN
Sistem adalah sekumpulan
elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat
bagi penggunanya. Sehingga Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai
suatu sistem yang digunakan untuk memperoleh informasi guna kepentingan
manajemen.
Penerapan sistem informasi manajemen
pada kehidupan sehari-hari kini makin banyak dijumpai. Selain seperti pada
bisnis, perbankan, pemerintahan, ataupun perhotelan. Dalam dunia pendidikan
(SIMDIK) pun sistem informasi manajemen serta teknologi informasi sangatlah
mendukung untuk meningkatkan kualitas pembelajaran, khususnya di Universitas
Negeri Medan.
BAB II
PEMBAHASAN
Penerapan Sistem Informasi
Manajemen di Unimed
Seiring berkembangnya teknologi pun
mendukung sistem informasi manajemen menjadi semakin meningkat. Seperti halnya
pada saat penerimaan murid baru. Unimed sudah menggunakan pendaftaran sistem
online. Dimana sistem ini memudahkan calon mahasiswa untuk mendaftar ke Unimed
Pemanfaatan sistem informasi
manajemen lainnya yaitu penyebaran informasi dari web. Universitas dapat
memberikan layanan informasi yang berintegrasi dengan pendaftaran. Visi dan
misi, profil, fasilitas, keunggulan, serta laporan-laporan yang berguna bagi
pengambilan keputusan dan perencanaan, baik laporan yang bersifat khusus maupun
umum dapat di informasikan dari web dengan tampilan menu user-friendly yang
dapat memudahkan calon pendaftar untuk mendapatkan informasi.
Sistem Informasi Manajemen Kampus
(SIMKA) adalah sistem yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dan
informasi kampus bagi kepentingan sivitas akademika serta kepentingan pihak
ketiga (pemerintah dan publik).
Tentu saja, dikarenakan SIMKA ini
dibuat untuk sistem pendidikan perguruan tinggi di Indonesia, maka sistem ini
akan selalu mengikuti perkembangan peraturan dan kebijakan pemerintah dalam
pendidikan tinggi. Salah satunya adalah pelaporan persemester (EPSBED)
perguruan tinggi Univesrsitas Negeri Medan. Sistem Informasi Manajemen Kampus
ini tentunya juga memiliki fitur export data ke format database yang digunakan
DIKTI dalam pelaporan EPSBED sehingga Unimed tidak perlu repot-repot lagi
melakukan input data dua kali.
Selain fitur export data ke EPSBED
yang menjadi unggulan Unimed, berikut adalah beberapa keunggulan lainnya :
·
Berbasis web sehingga tidak membutuhkan
software OS yang mahal untuk mengaplikasikannya. Bisa juga dipakai OS yang open
source seperti Linux sebagai OS di server untuk meminimalkan biaya.
·
Kemudahan dalam penggunaannya karena
memiliki menu-menu yang terbagi secara sistematis dan mudah dipahami (user-friendly
interface).
·
Berbahasa Indonesia
·
Kustomisasi minor sesuai kebutuhan
perguruan tinggi yang bersangkutan. Minor disini adalah selama tidak merubah
sistem dan struktur database yang ada
·
Patch dan bug fixed gratis setiap kali
meluncurkan versi baru
·
Bimbingan Penggunaan SIMKA melalui
Pelatihan Terjadwal untuk 2 orang administrator.
·
Dukungan Bantuan dan Pemeliharaan SIMKA
melalui telepon, chat, email, dan sms
Sistem Informasi Manajemen Unimed
ini dibangun bagi kebutuhan perguruan tinggi akan pengelolaan data dan
informasi kampus melalui teknologi informasi untuk memudahkan institusi
perguruan tinggi, mahasiswa dan dosen, serta masyarakat memperoleh informasi
yang akurat dan cepat tentang perkembangan perguruan tinggi tersebut. Oleh
karena itu Sistem Informasi Manajemen Unimed ini terdiri dari beberapa aplikasi
diantaranya :
·
Sistem Informasi Umum (Portal Kampus).
Sistem
Informasi Umum (Portal Kampus) dibangun sebagai suatu sistem yang bisa berdiri
sendiri tanpa tergantung sub-sistem dalam SIMKA lainnya. Sistem Informasi Umum
(Portal Kampus) memiliki fitur-fitur yaitu Profil Perguruan Tinggi (Visi, Misi,
Fasilitas, Program Studi, dll), Info Fasilitas, Berita dan Artikel,
Agenda/Kalender Akademik, Forum, Galeri Foto, Admisi Online, Pesan antar
mahasiswa atau dosen dan Buku Tamu
·
Sistem Informasi Akademik
Sistem
Informasi Akademik dibangun menggunakan sistem bertingkat sesuai dengan tugas
dan tanggung-jawab masing-masing bagian dalam perguruan tinggi, yaitu :
v Administrator,
memiliki fungsi sebagai pengendali utama sistem informasi akademik yang
memiliki menu :
ü Master
Data : Pengelolaan data Profil Perguruan Tinggi dan BP-PT, Pengaturan data
pimpinan dan program studi, Pengelolaan data dosen dan karyawan
ü Transaksi
Akademik : Pengaturan Admisi Maba dan KRS/KHS Manual
ü Manajemen
Sistem : Penentuan Hak Akses untuk setiap bagian sistem, Optimize Database dan
Ubah Password Administrator
ü Laporan-Laporan
: Cetak Laporan Evaluasi Diri dan Laporan Pendukung Akreditasi Konversi
Database ke EPSBED Dikti
v Jurusan,
memiliki fungsi pengaturan kegiatan perkuliahan, penelitian dan pengabdian
masyarakat mahasiswa sesuai dengan jurusan/program studi masing-masing, dengan
menu-menu :
ü Pengaturan
Mata Kuliah dan Cetak Daftar Mata Kuliah Per Semester
ü Manajemen
Pindah Kelas/Jurusan
ü Pengaturan
Pembimbing Akademik
ü Manajemen
Tugas Akhir : Pengelolaan Pembimbing KKN/PKN, Pengelolaan Pembimbing Skripsi,
dan Pengelolaan Master Judul Skripsi Mahasiswa
ü Ubah
Password Admin Jurusan
v Tata
Usaha / Pengajaran, memiliki fungsi mengelola kegiatan belajar mengajar agar
memiliki sinergi antar jurusan sehingga kegiatan perkuliahan tidak tumpang
tindih antar jurusan. Menu-menunya antara lain :
ü Pemilihan
Jurusan yang akan dikelola
ü Master
Kegiatan Akademik : Pengaturan Semester Aktif, Pengaturan Jam Kuliah dan Jam
Ujian, Pengaturan Bobot Nilai Huruf, Penentuan Konversi Nilai Angka ke Huruf,
Pengaturan Konversi Kurikulum dan Cetak Data Konversi Kurikulum
ü Master
Kemahasiswaan : Data Kapasitas Maba, Pengelolaan Biodata Mahasiswa, Cetak Info
dan Status Mahasiswa
ü Perkuliahan
: Data IP/IPK dan SKS Kumulatif Mahasiswa per angkatan, Pengelolaan Kelas
Gabungan antar Jurusan, Pengaturan Jadwal Kuliah Dosen dan Kelas, Pelaporan
Aktifitas Kelas (Total Dosen Masuk, Jumlah Mahasiswa per Kelas, Cetak Absensi,
Cetak Daftar Hadir Ujian, Cetak Daftar Nilai), Cetak Jadwal Mata Kuliah,
Pengelolaan Ujian Skripsi, Generate Nilai Sementara dan Cetak KHS Mahasiswa
ü Ubah
Password administrator Tata Usaha
v Dosen,
yang digunakan untuk kegiatan proses belajar mengajar dan berinteraksi dengan
mahasiswa. Terdiri dari menu-menu :
ü Perkuliahan
: Info Jadwal Mengajar dan Kegiatan e-Learning (Pemberian Materi Kuliah, Tugas,
Tanya Jawab/Kuis dan Pembuatan Satuan Acara Perkuliahan) untuk mahasiswa
ü Pengelolaan
Nilai Hasil Studi Mahasiswa : Pembobotan Komponen Nilai (Kompetensi, Absensi,
Ujian Tengah Semester, dan Ujian Akhir Semester), Pemasukkan dan Penghitungan
Nilai Akhir Mahasiswa serta Cetak Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA).
ü Kegiatan
Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa jika ditunjuk
menjadi pembimbing.
ü Biodata
: Lihat Biodata Dosen, Ubah Biodata dan Ubah Password
v Mahasiswa,
yang digunakan untuk memantau kegiatan akademik dan berinteraksi dengan dosen.
Terdiri dari menu-menu :
ü Perkuliahan
: Info Jadwal Kuliah, Pengaturan Kartu Rencana Studi, Kegiatan e-Learning
(Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Info Satuan Acara Perkuliahan)
ü Nilai
Hasil Studi : Info Kartu Hasil Studi dan Transkrip Sementara Mahasiswa
ü Keuangan
(jika Sistem Informasi Keuangan diaktifkan) : Info Tagihan Pembayaran dan Rekap
Pembayaran Kumulatif
ü Kegiatan
Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa dengani
pembimbing yang ditunjuk.
ü Biodata
: Lihat Biodata Mahasiswa, Ubah Biodata dan Ubah Password
·
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana,
memiliki fungsi untuk pengelolaan aset perguruan tinggi yang terdiri dari
deskripsi aset, penomoran aset, lokasi aset dan jumlah aset.
·
Sistem Informasi Keuangan
Sistem
Informasi Keuangan dibangun berdasarkan kebutuhan akan kemudahan pengelolaan
data keuangan bagi mahasiswa dan dosen/karyawan. Sistem ini tidak bisa berdiri
sendiri dan implementasinya tergantung pada Sistem Informasi Akademik.
Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Keuangan ini digunakan untuk membuat data
pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data
pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan
memudahkan bagian keuangan dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
v Keuangan
Mahasiswa per jurusan yang terdiri dari Pengaturan Harga SKS, Info Pembayaran
Mahasiswa, Tagihan Mahasiswa, Laporan Keuangan Mahasiswa per hari, bulan,
semester dan tahunan, Cetak KRS dan Cetak KTM (akan dicetak jika mahasiswa
sudah memenuhi kewajiban keuangannya).
v Keuangan
Dosen dan Karyawan yang terdiri dari Pengelolaan honor mengajar, gaji pokok,
tunjangan, honor lain-lain, transaksi mengajar dosen serta cetak Slip Gaji
·
Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem
Informasi Perpustakaan dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi
tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Dengan demikian Sistem
Informasi Perpustakaan ini bisa dijalankan tanpa SIMKA ataupun dengan SIMKA.
Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Perpustakaan adalah :
v Portal
Perpustakaan, yang berisi Profil Perpustakaan, Info Fasilitas, Berita dan
Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, dan Buku Tamu.
v Sistem
Katalog yang terdiri dari Pengelolaan katalog perpustakaan dan Manajemen
Arsip Digital termasuk print-out database katalog dalam berbagai format.
v Sistem
Transaksi Keanggotaan yang terdiri dari Pengelolaan anggota, Transaksi
peminjaman dan pengembalian buku, sistem denda, dan pencetakan kartu anggota.
·
Sistem Informasi Alumni
Sistem
Informasi Alumni juga dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi
tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem
Informasi Alumni adalah berisi Profil Lembaga Alumni, Pengiriman Pesan antar
Anggota, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, Forum dan
Buku Tamu
BAB
III
PENUTUP
Penerapan sistem informasi manajemen
pada kehidupan sehari-hari kini makin banyak dijumpai. Selain seperti pada
bisnis, perbankan, pemerintahan, ataupun perhotelan. Dalam dunia pendidikan (SIMDIK)
pun sistem informasi manajemen serta teknologi informasi sangatlah mendukung
untuk meningkatkan kualitas pembelajaran, khususnya di Universitas Negeri
Medan.
Seiring berkembangnya teknologi pun
mendukung sistem informasi manajemen menjadi semakin meningkat. Seperti halnya
pada saat penerimaan murid baru. Unimed sudah menggunakan pendaftaran sistem
online. Dimana sistem ini memudahkan calon mahasiswa untuk mendaftar ke Unimed
Pemanfaatan sistem informasi
manajemen lainnya yaitu penyebaran informasi dari web. Universitas dapat
memberikan layanan informasi yang berintegrasi dengan pendaftaran. Visi dan
misi, profil, fasilitas, keunggulan, serta laporan-laporan yang berguna bagi
pengambilan keputusan dan perencanaan, baik laporan yang bersifat khusus maupun
umum dapat di informasikan dari web dengan tampilan menu user-friendly yang
dapat memudahkan calon pendaftar untuk mendapatkan informasi.
Sistem Informasi Manajemen Kampus
(SIMKA) adalah sistem yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dan
informasi kampus bagi kepentingan sivitas akademika serta kepentingan pihak
ketiga (pemerintah dan publik).
DAFTAR
PUSTAKA